Analiza postului: baza deciziilor HR corecte și a echității salariale

Context

Analiza postului (job analysis) stă la baza deciziilor de resurse umane: de la descrierea postului și selecție, la training, evaluarea performanței, designul muncii și evaluarea postului (pay equity). Potrivirea inadecvată om–rol poate compromite o misiune întreagă; de aceea o analiză riguroasă clarifică sarcinile, condițiile de lucru și cerințele rolului.

‍

Definiție și utilizări în procesele HR

Analiza postului este procesul de identificare a modului în care este efectuată munca, a condițiilor în care este efectuată și a cerințelor personale necesare: cunoștințe, îndemânări, aptitudini și alte cerințe (trăsături de personalitate, motivație, licențe, ani de experiență). Este numită uneori și analiza muncii (work analysis).

Utilizări esențiale: selecție (alegerea testelor și a întrebărilor relevante), training (structurarea conținutului pe baza listelor de activități), planificare și mobilitate (evitarea promovărilor nepotrivite), evaluarea performanței (criterii specifice rolului, robustă juridic), clasificarea joburilor, designul muncii și ergonomie, precum și conformitate legală (legătura demonstrabilă între cerințe și criterii de selecție/performanță).

‍

Ce conține o descriere de post utilă

O fișă solidă are de regulă 2–5 pagini și este actualizată periodic. Structura recomandată: rezumat scurt; activități de lucru grupate pe arii; unelte/echipamente; contextul muncii (program, stres, cerințe fizice, riscuri, temperatură, responsabilitate, colaboratori); standarde de performanță; informații de compensare (grad salarial, exceptat/neexceptat); cunoștințe, îndemânări, aptitudini și alte cerințe necesare la angajare și dezvoltabile ulterior.

‍

Pregătirea analizei: cine și câți?

De obicei, un analist HR instruit coordonează procesul, implicând titulari și manageri care au expertiză specifică postului. Selecția participanților ar trebui să fie reprezentativă și eterogenă, pentru a reduce biasurile date de performanță, vechime/experiență, gen, rasă sau perspectivă. Dinamica rolurilor impune actualizări regulate.

‍

Desfășurarea analizei în 5 pași

1. Identificarea sarcinilor

Se pornește de la surse existente (fișe anterioare, manuale, coduri COR, anunțuri), apoi se colectează date prin interviuri cu experții din aria de activitate a postului (individual și/sau focus grup), observație directă și, unde e posibil, implicarea efectivă în sarcinile de lucru. Interviurile eficiente presupun pregătire, explicarea scopului, întrebări deschise și vocabular simplu.

2. Redactarea

Fiecare propoziție de sarcină include acțiunea (ce), obiectul (asupra a ce), și opțional unde/cum/de ce/când. Se folosește un singur verb pentru un singur obiect, același timp verbal, și se menționează uneltele/echipamentele. Se evită confundarea sarcinii cu o competență sau cu o politică internă.

3. Evaluarea sarcinilor

Experții (manageri sau seniori) evaluează sarcinile pe frecvență și importanță/criticitate (ex. scale 0–3 și 0–2). În funcție de praguri, se decide ce rămâne în fișă și ce intră în inventarul final de sarcini. Scorurile combinate pot prioritiza designul trainingului și al criteriilor de selecție.

4. Identificarea KSAO

K = cunoștințe; S = îndemânări; A = abilități; O = alte cerințe (personalitate, motivație, licențe, ani de experiență). Managerii și experții pe rol împreună cu reprezentantul HR leagă logic sarcina de KSAO și evaluează când sunt necesare: la angajare (pentru selecție), la training formal, sau se pot dobândi în timp ce angajatul muncește pe rol.

5.. Selecția metodelor de evaluare și ponderarea

În funcție de KSAO și de importanța lor relativă, se aleg probe de lucru, interviuri structurate, teste de abilități, inventare de personalitate, teste de integritate, assessment center etc., și se ponderază contribuția lor în scorul final de selecție.

‍

‍Recomandări metodologice

Nu există o „cea mai bună” metodă universală. Alegerea depinde de scop. Robustețea juridică cere documentare, surse actuale multiple, analiști instruiți, implicarea managerilor și titularilor de post.

Metode:

Analiza sarcinilor (Task analysis): inventarierea activităților și notarea lor pe frecvență/criticitate.

Tehnica incidentelor critice (CIT – Critical Incident Technique): colectarea și categorizarea comportamentelor foarte bune/slabe care fac diferența.

Chestionare standardizate orientate pe angajat:

• Chestionarul de analiză a postului (PAQ),
• Profilul structurii postului (JSP),
• Inventarul elementelor postului (JEI) – pentru comparabilitate între posturi.
• Analiza ergonomică a sarcinilor (AET) și Inventarul componentelor postului (JCI) – pentru efort fizic, riscuri, unelte, decizii (Sănătate și Securitate în Muncă + designul muncii).
• Inventarul adaptabilității postului (JAI) – pentru roluri dinamice (comutare între sarcini, învățare rapidă).

Instrumente pentru competențe/trasături:

• Chestionarul abilităților Fleishman (F-JAS),
• Analiza trăsăturilor prag (TTA),
• Formularul cerințelor legate de personalitate (PPRF).
• COR/ O'NET– punct de pornire, apoi validare locală prin interviuri cu manageri/titulari, observație directă și, unde e posibil, participare la job.

‍

Exemplu - Operator de producție (ambalare):

1. Analiza sarcinilor: listăm activitățile (setare mașină, verificare vizuală la 30 min, completare fișe calitate, curățenie la schimb), le notăm pe frecvență/criticitate ⇒ stabilim standarde (ex.: max. 2 defecte la 1.000 buc.).
2. CIT: strângem exemple reale – pozitiv: oprește linia la abatere și previne un lot defect; negativ: sare peste verificarea periodică ⇒ extragem dimensiuni comportamentale (atenție la detalii, respectarea procedurilor).
3. AET/JCI: cuantificăm efortul (ridicări repetate 10–12 kg), posturi statice, zgomot ⇒ introducem rotații de sarcini și mijloace de ridicare; justificăm factorii compensabili în evaluarea postului.
4. Selecție și training: pe baza cerințelor, includem probă practică (ambalare + verificare vizuală), test de atenție susținută și module de instruire țintite (calitate, SSM).
5. Comparabilitate internă: folosim PAQ/JSP/JEI ca schelet pentru a arăta de ce operatorul de ambalare are cerințe diferite față de tehnicianul de mentenanță, susținând corect ierarhia de posturi și grilele salariale.

‍

Principii legale/etice

Fiecare criteriu de selecție sau evaluare trebuie să fie direct legat de cerințele identificate; explicăm transparent factorii compensabili (complexitate, responsabilitate, efort, condiții) și aliniem conținutul real al muncii la datele de piață, astfel încât diferențele salariale să fie justificabile și auditabile.

‍

Evaluarea postului și echitatea salarială

După analiză și descriere, evaluarea postului stabilește valoarea relativă a joburilor (echitate internă) și alinierea la piață (echitate externă). Se folosesc factori compensabili și grade salariale, corelați cu conținutul real al muncii. În practică, titulaturi identice pot ascunde conținuturi de muncă diferite, ceea ce explică diferențe legitime de remunerare.

‍

Bibliografie:

Aamodt, M. G. (2023). Industrial/organizational psychology: An applied approach (9th ed.). Cengage Learning.

‍

‍

‍